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BFH: E-Mails sind aufbewahrungspflichtige Handels- und Geschäftsbriefe

23. Oktober 2025

Der BFH hat entschieden, dass auch E-Mails unter die Aufbewahrungspflicht nach § 147 AO fallen. Finanzämter dürfen steuerrelevante E-Mails anfordern – jedoch kein vollständiges Gesamtjournal ohne steuerlichen Bezug. Unternehmen sollten ihre E-Mail-Korrespondenz entsprechend trennen und archivieren.

News zum Thema Steuern bei LKC Ottobrunn

BFH: E-Mails als vorzulegende Handels- und Geschäftsbriefe – aktuelles zu Verrechnungspreisen und darüber hinaus

Handels- und Geschäftsbriefe i.S.v. § 147 Abs. 1 Nr. 2, 3 AO können auch E-Mails sein. Das hat der BFH, Beschl. v. 30.4.2025 – XI R 15/23, entschieden.

(Digitale) Unterlagen über Konzernverrechnungspreise unterfielen dem Anwendungsbereich des § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO.

Die Finanzverwaltung sei im Rahmen der Außenprüfung grundsätzlich berechtigt, vom Steuerpflichtigen sämtliche E-Mails mit steuerlichem Bezug anzufordern. Mangels Rechtsgrundlage sei es der Finanzverwaltung aber verwehrt, ein sog. „Gesamtjournal“ zu verlangen, das einerseits erst noch erstellt werden müsste und andererseits auch Informationen zu solchen E-Mails enthält, die keinen steuerlichen Bezug haben.

Fazit: Nicht für  Verrechnungspreisdokumentationen ist es für den Steuerpflichtigen ratsam E-Mails geordnet (möglichst automatisiert) in private/interne E-Mails und steuerlich relevante E-Mails zu trennen.  

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