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BFH: E-Mails sind aufbewahrungspflichtige Handels- und Geschäftsbriefe

23. Oktober 2025

Der BFH hat entschieden, dass auch E-Mails unter die Aufbewahrungspflicht nach § 147 AO fallen. Finanzämter dürfen steuerrelevante E-Mails anfordern – jedoch kein vollständiges Gesamtjournal ohne steuerlichen Bezug. Unternehmen sollten ihre E-Mail-Korrespondenz entsprechend trennen und archivieren.

News zum Thema Steuern bei LKC Ottobrunn

BFH: E-Mails als vorzulegende Handels- und Geschäftsbriefe – aktuelles zu Verrechnungspreisen und darüber hinaus

Handels- und Geschäftsbriefe i.S.v. § 147 Abs. 1 Nr. 2, 3 AO können auch E-Mails sein. Das hat der BFH, Beschl. v. 30.4.2025 – XI R 15/23, entschieden.

(Digitale) Unterlagen über Konzernverrechnungspreise unterfielen dem Anwendungsbereich des § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO.

Die Finanzverwaltung sei im Rahmen der Außenprüfung grundsätzlich berechtigt, vom Steuerpflichtigen sämtliche E-Mails mit steuerlichem Bezug anzufordern. Mangels Rechtsgrundlage sei es der Finanzverwaltung aber verwehrt, ein sog. „Gesamtjournal“ zu verlangen, das einerseits erst noch erstellt werden müsste und andererseits auch Informationen zu solchen E-Mails enthält, die keinen steuerlichen Bezug haben.

Fazit: Nicht für  Verrechnungspreisdokumentationen ist es für den Steuerpflichtigen ratsam E-Mails geordnet (möglichst automatisiert) in private/interne E-Mails und steuerlich relevante E-Mails zu trennen.  

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Der BFH hat entschieden, dass alleinlebende Arbeitnehmer bei doppelter Haushaltsführung keine zusätzliche finanzielle Beteiligung an den Lebenshaltungskosten nachweisen müssen. Maßgeblich ist, dass ein eigener Hausstand besteht – unabhängig davon, ob Eigentum, Miete oder unentgeltliche Nutzung vorliegt.

Aktuelles aus Betriebsprüfungen

Bei Betriebsprüfungen ist die Ermittlung des Bruttolistenpreises für den Firmenwagen bei Anwendung der 1%-Regelung ein Dauerbrenner. Die Prüfer der Finanzämter greifen hier in der Regel auf die Schwacke-Datenbank zurück. In der Praxis zweifeln viele Steuerberater und Mandanten die Daten und Werte dieser Schwacke-Datenbank an und versuchen durch andere Nachweise, dass ein niedrigerer Bruttolistenpreis berücksichtigt wird. Doch führen diese Nachweise hier zum Erfolg?

Haftung beim Einsatz eines GmbH-Mantels

Die GmbH gilt als beliebte Rechtsform, da sie den Vorteil der Haftungsbeschränkung bietet. In der Praxis zeigt sich jedoch, dass diese Haftungsbeschränkung Grenzen hat – insbesondere dann, wenn ein sogenannter **GmbH-Mantel** verwendet wird.

Unter einem GmbH-Mantel versteht man eine GmbH, die zwar im Handelsregister eingetragen ist, jedoch keine aktive Geschäftstätigkeit entfaltet und auch nicht mit Stammkapital ausgestattet ist. Wird ein solcher Mantel zur Aufnahme einer Geschäftstätigkeit genutzt, ohne dass die erforderliche Kapitalausstattung erfolgt, droht die persönliche Haftung.

Erweiterte Gewerbesteuerkürzung: Wichtige Klarstellungen zur zeitlichen Betrachtung

Mit Urteil v. 17.10.2024 entschied der BFH, einer grundstücksverwaltenden Kapitalgesellschaft stehe die erweiterte Gewerbesteuerkürzung nach § 9 Nr. 1 Satz 2 ff. GewStG nicht zu, wenn sie ihren gesamten Grundbesitz einen Tag vor Ablauf des Erhebungszeitraums („zu Beginn des 31.12.“) veräußere. In diesem Fall ist sie in zeitlicher Hinsicht nicht ausschließlich grundstücksverwaltend tätig. Die erweiterte Gewerbesteuerkürzung nach § 9 Nr. 1 Satz 2 GewStG ist ein entscheidendes Instrument für Immobilienunternehmen, um die Steuerlast auf gewerbliche Erträge zu minimieren. Doch aktuelle Urteile des BFH verdeutlichen die strengen Voraussetzungen, insbesondere hinsichtlich der zeitlichen Anforderungen. Insbesondere beim Verkauf des letzten Grundstücks sind Details von zentraler Bedeutung, die über den Anspruch auf die Kürzung entscheiden können.